Psychotherapeutische Praxis gründen: Der Weg von der Approbation zur eigenen Praxis

Die Approbation liegt vor, und die Frage steht im Raum: eigene Praxis oder Anstellung? Wer sich niederlässt, durchläuft ein Verfahren, das sich über Monate zieht und an mehreren Stellen von Fristen und Ausschusssitzungen abhängt. Dieser Leitfaden führt durch die Schritte in der Reihenfolge, in der sie tatsächlich anfallen.

Voraussetzung: Eintragung ins Arztregister

Am Anfang steht der Eintrag ins Arztregister Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung. Ohne diesen Eintrag können Sie sich auf keinen Kassensitz bewerben. Sie benötigen dafür die Approbationsurkunde und den Nachweis der Fachkunde, also den Abschluss Ihrer Weiterbildung beziehungsweise Ausbildung in einem Richtlinienverfahren.

Die Bearbeitung dauert je nach KV einige Wochen. Planen Sie diesen Schritt früh ein, denn Ausschreibungen für Kassensitze haben feste Bewerbungsfristen. Ein fehlender Registereintrag schließt Sie aus, auch wenn Sie fachlich der passendste Bewerber wären.

Die Grundsatzentscheidung: Kassensitz oder Privatpraxis

Beide Wege sind tragfähig, sie unterscheiden sich aber grundlegend in Aufwand, Planungssicherheit und Patientenstruktur.

Kassenpraxis

Mit einer Zulassung behandeln Sie gesetzlich Versicherte und rechnen über die KV ab. Das bedeutet planbare Auslastung, oft schon vor der Eröffnung, denn die Nachfrage übersteigt das Angebot in nahezu allen Planungsbereichen. Der Preis dafür sind Antragsverfahren, Quartalsabrechnung, Bedarfsplanung und die Bindung an einen Versorgungsauftrag mit festgelegtem Stundenumfang.

Privatpraxis

Ohne Zulassung behandeln Sie Selbstzahler und Privatversicherte. Sie brauchen keinen Sitz und keine Ausschreibung, können vergleichsweise kurzfristig starten und Ihre Honorare selbst kalkulieren. Dafür bauen Sie Ihre Auslastung selbst auf, was je nach Region und Schwerpunkt ein bis zwei Jahre dauern kann.

Eine Zwischenform ist die Anstellung in einer bestehenden Praxis oder ein Job-Sharing-Modell. Beides ist ein realistischer Einstieg, wenn in Ihrem Wunschgebiet gerade kein Sitz frei wird, und beides lässt sich später in eine eigene Zulassung überführen.

An einen Kassensitz kommen

Fast alle Planungsbereiche sind für die Psychotherapie gesperrt. Neue Sitze werden dort nicht vergeben, frei werdende laufen über das Nachbesetzungsverfahren. Der abgebende Kollege beantragt die Ausschreibung, die KV veröffentlicht sie, und Sie bewerben sich innerhalb der Frist beim Zulassungsausschuss.

Praktisch heißt das: Sie beobachten die Ausschreibungsblätter Ihrer KV kontinuierlich, häufig über viele Monate. Der Zulassungsausschuss wählt nach gesetzlichen Kriterien aus, unter anderem berufliche Eignung, Approbationsalter und Dauer der bisherigen ärztlichen oder psychotherapeutischen Tätigkeit. Der Kaufpreis, den Sie mit dem abgebenden Kollegen verhandeln, ist davon rechtlich getrennt und begründet keinen Anspruch auf den Sitz. Wer diesen Punkt unterschätzt, zahlt im schlimmsten Fall für eine Praxis, die er nicht bekommt.

Wie sich Kosten und Stundenumfang zusammensetzen und was ein halber Sitz im Vergleich bedeutet, haben wir im Leitfaden zum halben Kassensitz aufgeschlüsselt.

Neben der regulären Nachbesetzung gibt es zwei Sonderwege. Eine Sonderbedarfszulassung kommt in Betracht, wenn für eine bestimmte Patientengruppe eine Versorgungslücke belegbar ist, etwa in der Kinder- und Jugendlichenpsychotherapie oder für ein bestimmtes Richtlinienverfahren. Und einzelne Planungsbereiche sind für bestimmte Fachgruppen weiterhin offen. Ein Blick über die eigene Stadtgrenze hinaus lohnt sich deshalb fast immer.

Praxisräume: worauf es rechtlich ankommt

Der Praxissitz muss in dem Planungsbereich liegen, für den die Zulassung erteilt wurde. Innerhalb dieses Bereichs sind Sie in der Standortwahl frei, ein späterer Umzug ist genehmigungspflichtig.

Achten Sie bei der Besichtigung auf drei Punkte, die im Nachhinein teuer werden können:

• Nutzungsart im Mietvertrag: Wohnraum lässt sich nicht ohne Weiteres als Praxis nutzen, hier braucht es eine gewerbliche oder freiberufliche Nutzungserlaubnis
• Vertraulichkeit: Ein Wartebereich, von dem aus Gespräche hörbar sind, ist berufsrechtlich problematisch und praktisch eine Zumutung für Patienten
• Barrierefreiheit: In vielen Regionen erwartet die KV zumindest eine Aussage dazu, und für einen Teil Ihrer Patienten ist es schlicht Voraussetzung

Anmeldungen und Pflichten vor dem ersten Patienten

Diese Punkte lassen sich parallel erledigen, sollten aber vor der Eröffnung abgeschlossen sein:

• Psychotherapeutenkammer: Die Mitgliedschaft ist Pflicht, unabhängig davon, ob Sie kassenzugelassen arbeiten oder privat
• Berufshaftpflichtversicherung: ebenfalls verpflichtend, mit ausreichender Deckungssumme nach den Vorgaben Ihrer Kammer
• Praxisschild: Inhalt und Gestaltung regelt die Berufsordnung Ihrer Kammer
• Telematikinfrastruktur: Für zugelassene Praxen führt kein Weg daran vorbei. Konnektor, Kartenterminal und elektronischer Heilberufsausweis brauchen Vorlauf, beantragen Sie den Ausweis früh
• Datenschutz: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen, Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Dienstleistern, die Patientendaten berühren
• Dokumentationskonzept: Wie Sie dokumentieren, wo die Daten liegen und wie lange Sie aufbewahren. Die rechtlichen Vorgaben dazu haben wir in einem eigenen Beitrag zur Dokumentationspflicht zusammengefasst

Ein realistischer Zeitplan

Wer von der ersten Überlegung bis zum ersten Patienten weniger als ein Jahr einplant, unterschätzt das Verfahren fast immer. Eine grobe Orientierung:

• Monat 1 bis 2: Unterlagen zusammenstellen, Eintrag ins Arztregister beantragen
• Monat 2 bis 12: Ausschreibungen beobachten, Kontakt zu abgebenden Kollegen aufbauen, Finanzierung klären. Diese Phase ist die unberechenbarste, weil sie davon abhängt, wann ein passender Sitz frei wird
• Nach Zuschlag, Monat 1 bis 3: Bewerbung beim Zulassungsausschuss, Sitzungstermin abwarten, Übernahmevertrag verhandeln
• Nach Beschluss, Monat 1 bis 3: Räume, Ausstattung, TI-Anschluss, Anmeldungen, Software einrichten

Die Ausschüsse tagen nicht wöchentlich. Eine verpasste Sitzung kostet schnell sechs bis acht Wochen, ohne dass irgendjemand einen Fehler gemacht hätte.

Drei Fehler, die häufig teuer werden

Den Kaufpreis mit der Zulassung verwechseln. Sie kaufen einen Praxisbetrieb, nicht den Sitz. Der Zulassungsausschuss entscheidet unabhängig davon. Vertragliche Rücktrittsklauseln für den Fall, dass der Zuschlag ausbleibt, gehören in jeden Übernahmevertrag.

Die Dokumentation erst nach der Eröffnung aufsetzen. Die ersten Wochen sind voll, und was Sie in dieser Phase an Struktur nicht haben, holen Sie später mühsam nach. Legen Sie Vorlagen, Ablage und Aufbewahrungslogik vorher fest.

Die Anlaufkosten zu knapp kalkulieren. Zwischen Zulassungsbeschluss und der ersten KV-Abrechnung liegen mehrere Monate, in denen Miete, Versicherungen und Lebenshaltung weiterlaufen. Rechnen Sie mit einem Puffer über das erste volle Quartal hinaus.

Software von Anfang an mitdenken

Die Dokumentation ist der Teil der Praxis, der Sie täglich begleitet und der über die Jahre am meisten Zeit kostet. Wer von Beginn an strukturiert arbeitet, spart sich später eine Migration und gewöhnt sich gar nicht erst an handschriftliche Zettel, die irgendwann abgetippt werden müssen.

psynex ist auf genau diesen Alltag ausgelegt: Sitzungen aufnehmen oder diktieren, automatisch strukturierte Verlaufsdokumentation erzeugen, Anträge und Berichte aus dem vorhandenen Material generieren. Alles auf Servern in Deutschland und ohne Installation, auch vom Tablet oder Telefon aus.

Sie können psynex kostenlos testen, bevor Ihre Praxis überhaupt eröffnet. Wenn Sie Fragen zur Einrichtung haben, schreiben Sie uns einfach.