Version 1.1 – Stand: April 2026
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und schützen, wenn Sie unsere Website www.psynex.de oder unsere über diese Website angebotenen Dienste nutzen (zusammen „unsere Dienste" oder „die Plattform").
Die Website und Plattform wird betrieben von:
Intermac systems
Sendnicher Str. 58a
56072 Koblenz
Deutschland
E-Mail: info@intermac.de
Tel.: +49-151-2755-5942
Umsatzsteuer-ID: DE178012433
(nachfolgend "das Unternehmen", "wir", "unser" oder "uns")
Verantwortlicher i.S.d. § 55 Abs. 2 RStV: Norbert Doetsch
Datenschutzbeauftragter:
Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter: info@intermac.de
Psynex ist eine B2B-Plattform für medizinische Fachkräfte (Psychotherapeut*innen, Psycholog*innen).
Für die Verarbeitung von Patientendaten Ihrer Klienten sind Sie als Therapeut der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir (Intermac systems) agieren als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Bedingungen der Auftragsverarbeitung regelt unser separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den Sie bei der Registrierung akzeptieren müssen.
Diese Datenschutzerklärung betrifft primär:
Ihre Pflichten gegenüber Ihren Patienten:
Wenn Sie sich als Therapeut registrieren und die Plattform nutzen, verarbeiten wir folgende Daten über Sie:
| Datenkategorie | Beispiele | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Account-Daten | Name, E-Mail, Passwort (gehasht), Telefon | Bereitstellung und Verwaltung Ihres Accounts | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Berufsangaben | Therapeutenlizenz, Fachrichtung, Praxisadresse | Verifizierung der Berechtigung zur Nutzung | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO |
| Zahlungsdaten | Rechnungsadresse, Zahlungsmethode | Abwicklung der Abonnement-Zahlungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Nutzungsdaten | Login-Zeiten, verwendete Features, IP-Adresse | Bereitstellung und Verbesserung der Dienste | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Kommunikation | Support-Anfragen, Feedback | Kundenservice, Produktverbesserung | Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO |
Wenn Sie als Therapeut Patientendaten in die Plattform eingeben, verarbeiten wir diese ausschließlich in Ihrem Auftrag:
| Datenkategorie | Beispiele | Zweck |
|---|---|---|
| Patientenstammdaten | Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Versicherungsnummer | Identifikation, Anträge an Krankenkassen |
| Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) | Diagnosen, Symptome, Behandlungsverläufe, Therapienotizen | Dokumentation, Erstellung von Therapieberichten |
| Sitzungsdaten | Audio-Transkripte, Sitzungsnotizen, Behandlungspläne | KI-gestützte Dokumentation und Berichtserstellung |
| Versicherungsdaten | Krankenkasse, Kostenübernahme, Antragsstatus | Erstellung von Kostenerstattungsanträgen |
Rechtsgrundlage für Patientendaten:
Website-Besucherdaten:
Zweck: Bereitstellung der Website, Fehleranalyse, IT-Sicherheit
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb)
Wir erheben Daten aus folgenden Quellen:
Zugriff auf Daten haben nur:
Patientendaten liegen in der Datenbank verschlüsselt, und die Verschlüsselungsschlüssel werden getrennt in Azure Key Vault verwaltet. Es gibt keine administrative Oberfläche, über die Klartext-Patientendaten einsehbar wären. Ein Zugriff auf entschlüsselte Inhalte wäre nur durch gezielten technischen Aufwand auf Infrastrukturebene möglich – etwa im Rahmen eines konkret angefragten Support- oder Fehlerfalls – und findet im Regelbetrieb nicht statt. Als Auftragsverarbeiter sind wir zudem über § 203 Abs. 4 StGB unmittelbar an die therapeutische Schweigepflicht des Therapeuten gebunden.
Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein:
| Dienstleister | Leistung | Standort | Datenschutz-Garantien |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server-Hosting, Rechenzentrum | Deutschland (Falkenstein, Nürnberg) | AVV gemäß Art. 28 DSGVO, BSI C5 Typ 2, ISO 27001:2022 zertifiziert |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Schlüsselverwaltung (Azure Key Vault) | Deutschland (Frankfurt, Germany West Central) | Microsoft Products and Services DPA nach Art. 28 DSGVO, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 1/2/3, BSI C5 |
| OpenAI Ireland Ltd. | KI-Textverarbeitung (Transkription, Berichtserstellung) | EU (Rechenzentrum EU, Data Residency, Zero Data Retention) | DPA nach Art. 28 DSGVO, zusätzlich BAA, SOC 2, ISO 27001 |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung | Irland (EU) | DPA nach Art. 28 DSGVO, PCI DSS Level 1 zertifiziert |
| Resend | Transaktionale E-Mails | EU | DPA nach Art. 28 DSGVO, SOC 2 |
Dies unterscheidet sich fundamental vom öffentlichen ChatGPT, wo Eingaben standardmäßig 30 Tage gespeichert, für Abuse-Monitoring geloggt und potenziell für Training genutzt werden können, solange der Nutzer nicht aktiv widerspricht.
Daten können weitergegeben werden an:
Behörden und Gerichte:
Wenn gesetzlich verpflichtet oder zur Rechtsdurchsetzung erforderlich (z.B. bei Gerichtsbeschlüssen).
Nachfolger bei Unternehmensverkauf:
Bei Fusion, Übernahme oder Verkauf von Geschäftsbereichen (mit Benachrichtigung).
Mit Ihrer Einwilligung:
An andere von Ihnen benannte Empfänger.
Ihre Daten (insbesondere Patientendaten) werden primär in Deutschland verarbeitet:
Für die KI-Textverarbeitung nutzen wir OpenAI's EU-basierte Infrastruktur:
Transparenz zur OpenAI-Nutzung:
Unser Vertragspartner ist OpenAI Ireland Ltd., eine in Irland ansässige EU-Rechtsperson. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich innerhalb der EU statt (EU Data Residency). Im Zero-Data-Retention-Modus werden Inhalte nach der Verarbeitung sofort verworfen und nicht gespeichert. Eine Drittlandsübermittlung in die USA findet für die von Ihnen eingegebenen Inhalte nicht statt; ein Zugriff durch US-Behörden auf Ihre Patientendaten ist damit vertraglich und technisch ausgeschlossen.
Zahlungsdaten werden durch Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) verarbeitet. Stripe kann Daten in die USA übermitteln, nutzt dafür aber Standardvertragsklauseln und ist Privacy-Shield-Nachfolger zertifiziert.
Sie haben das Recht:
| Datenart | Speicherdauer | Begründung |
|---|---|---|
| Account-Daten | Bis zur Löschung des Accounts + 30 Tage | Vertragserfüllung, danach Löschpflicht |
| Patientendaten | Solange Sie als Therapeut dies wünschen, max. bis Accountlöschung + 30 Tage | Auftragsverarbeitung – Sie bestimmen die Löschung |
| Rechnungsdaten | 10 Jahre nach Jahresende | § 147 AO (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht) |
| Backups | Max. 90 Tage (rollierendes System) | IT-Sicherheit, dann automatische Löschung |
| Logfiles | 30 Tage, IP-Adressen anonymisiert nach 14 Tagen | IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention |
| Support-Korrespondenz | 3 Jahre nach letzter Nachricht | Nachvollziehbarkeit, Qualitätssicherung |
Nach Ablauf der Speicherdauer:
Wir löschen Daten sicher und unwiederbringlich oder anonymisieren diese vollständig.
Ihre Kontrollmöglichkeiten:
Wir nehmen die Sicherheit Ihrer und Ihrer Patientendaten sehr ernst. Folgende Maßnahmen sind implementiert:
Hinweis: Trotz höchster Sicherheitsstandards können wir keine 100%ige Sicherheit garantieren, da keine Übertragung über das Internet vollständig sicher ist. Wir empfehlen: Nutzung aktueller Browser, Aktivierung von 2FA, sichere Passwörter.
Sie haben folgende Datenschutzrechte bezüglich Ihrer eigenen Daten:
Sie können jederzeit eine Kopie aller über Sie gespeicherten Daten anfordern. Über Ihr Account-Dashboard können Sie Ihre Profildaten einsehen.
Sie können Korrekturen verlangen, wenn Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sind. Profildaten können Sie selbst im Account bearbeiten.
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn:
Praktisch: Funktion "Account löschen" im Profil → alle Daten werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht.
Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format erhalten.Praktisch: Exportfunktion für alle Ihre Daten (JSON/CSV-Format).
Bei Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen können Sie Widerspruch einlegen. Besonders bei Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen (Opt-out in jeder Marketing-E-Mail).
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Für Rheinland-Pfalz:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
poststelle@datenschutz.rlp.de
Kontakt für Ausübung Ihrer Rechte:
E-Mail: info@intermac.de
Wir beantworten Anfragen innerhalb von 30 Tagen.
Da wir als Auftragsverarbeiter für Sie tätig sind, sind Sie als Therapeut verantwortlich für die Erfüllung der Rechte Ihrer Patienten (Auskunft, Löschung, etc.).
Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies für den Betrieb der Plattform:
| Cookie-Name | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
session_token | Authentifizierung (Login-Session) | 30 Tage oder bis Logout |
csrf_token | Schutz vor CSRF-Angriffen | 1 Tag |
✓ Keine Tracking- oder Marketing-Cookies
Wir verwenden kein Google Analytics, keine Social Media Tracking Pixel (Facebook, LinkedIn), keine Werbe-Cookies und keine Third-Party Cookies.
Bei Newsletter-Anmeldung verwenden wir Double-Opt-In. Sie können sich jederzeit abmelden (Link in jeder E-Mail). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Unsere Website kann Links zu externen Websites enthalten. Wir haben keine Kontrolle über deren Datenschutzpraktiken. Bei Klick verlassen Sie unseren Verantwortungsbereich.
Unsere Plattform richtet sich an volljährige Fachkräfte. Wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 18 Jahren.
Wir setzen KI (OpenAI) nur als Unterstützung ein (Transkription, Berichtserstellung). Alle finalen Entscheidungen trifft ausschließlich der Therapeut. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Kein Profiling: Wir erstellen keine Profile zu Marketing- oder Bonitätsprüfungszwecken.
Im Falle einer Datenschutzverletzung:
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Wesentliche Änderungen kündigen wir per E-Mail an (mindestens 14 Tage im Voraus).
Aktuelle Version: Immer abrufbar auf www.psynex.de/datenschutz
Bei Fragen, Wünschen oder Beschwerden zum Datenschutz kontaktieren Sie uns:
Intermac systems
Norbert Doetsch
Sendnicher Str. 58a
56072 Koblenz, Deutschland
E-Mail: info@intermac.de
Telefon: +49-151-2755-5942
Reaktionszeit: Wir beantworten Anfragen innerhalb von 30 Tagen.
Personenbezogene Daten:
Alle Informationen über eine identifizierte/identifizierbare Person (Name, E-Mail, IP-Adresse).
Gesundheitsdaten:
Besondere Kategorie sensibler Daten gemäß Art. 9 DSGVO (Diagnosen, Behandlungsdaten).
Verantwortlicher:
Stelle, die über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet (hier: Sie als Therapeut für Patientendaten).
Auftragsverarbeiter:
Stelle, die Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet (hier: wir für Ihre Patientendaten).
DSGVO:
Datenschutz-Grundverordnung der EU (Regulation (EU) 2016/679).
AVV:
Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
BAA:
Business Associate Agreement (HIPAA-konforme Vereinbarung für Gesundheitsdaten).
AES-256:
Symmetrischer Verschlüsselungsalgorithmus mit 256-bit Schlüssel (militärischer Standard).
Stand: April 2026 | Version: 1.1
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